С 1 апреля 2025 года все коммерческие организации и ИП, которые ведут бухгалтерский учет, проводят инвентаризацию по новому стандарту - ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утв. приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н). Прежние Методические указания № 49 от 13.06.1995 больше не применяются. Для большинства бухгалтеров годовая отчетность за 2025 год станет первым «боевым» применением новых правил, и цена ошибки здесь выше, чем кажется: нарушение требований стандарта может привести к признанию бухгалтерской отчетности недостоверной.
Меня зовут Арсен Абдурахманов, я основатель сервиса учета для склада - «Складолог». В этой статье разберу, как пройти инвентаризацию по новому стандарту без срывов сроков и проблем с подтверждением отчетности.
Когда инвентаризация обязательна
Случаи обязательного проведения перечислены в п. 15 ФСБУ 28/2023. Ключевые из них:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (активы можно инвентаризировать начиная с 1 октября отчетного года, обязательства - по состоянию на 31 декабря);
- при смене материально ответственного лица (МОЛ) - на дату приема-передачи дел;
- при передаче активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, при продаже, а теперь - и при их возврате;
- при выявлении фактов порчи или хищения имущества;
- при реорганизации (кроме преобразования) или ликвидации - перед составлением передаточного акта либо ликвидационного баланса.
Конкретные даты начала и окончания обязательной инвентаризации руководитель устанавливает своим приказом (п. 17 ФСБУ 28/2023).
Что изменил новый стандарт
ФСБУ 28/2023 - это не косметическая правка, а смена логики. Самое важное для практики:
Единые правила для всех. Стандарт обязателен для всех организаций, кроме бюджетной сферы, включая малый бизнес и ИП на бухучете. Никаких упрощений «для маленьких» не предусмотрено.
Объекты инвентаризации расширены. Проверке подлежат не только запасы и основные средства, но и НМА, финансовые вложения, резервы, расчеты с контрагентами и обязательства по договорам.
Комиссия - гибче, но строже. В отдельных случаях (например, когда привлечены сторонние аудиторы по договору либо в штате только руководитель и бухгалтер) комиссию можно не создавать. При этом результаты инвентаризации признаются недействительными, если на ней отсутствует одна пятая и более членов комиссии. Присутствие МОЛ при проверке вверенного ему имущества обязательно.
Дистанционный формат узаконен. Допускается инвентаризация с использованием видео-конференц-связи, но трансляция должна идти в реальном времени, а не в записи. Порядок удаленной проверки нужно закрепить в положении об инвентаризации.
Четкие правила оценки результатов. Излишки принимаются к учету по справедливой (или балансовой) стоимости, недостачи - по балансовой стоимости.
Не забудьте отразить переход в учетной политике: указать дату, с которой применяется ФСБУ 28/2023, и утвердить формы используемых документов.
Порядок проведения: коротко по шагам
- Приказ. Можно использовать привычную форму ИНВ-22 или составить документ произвольно. В нем фиксируют перечень проверяемого имущества, состав комиссии и сроки.
- Сплошная проверка. Фактическое наличие объектов выявляют путем подтверждения их действительного существования, оценки состояния и обоснованности нахождения у компании.
- Документирование. Данные о фактическом количестве заносят в инвентаризационные описи и акты с учетом требований п. 31 ФСБУ 28/2023. Описи подписывают все члены комиссии - иначе итоги можно оспорить.
- Сверка и оформление расхождений. Фактические данные сопоставляют с учетными, выявленные излишки и недостачи отражают в учете.
Узкое место - склад
На бумаге все стройно. На практике самый ресурсоемкий и «ошибкоемкий» участок - товарно-материальные ценности. Ручной пересчет сотен и тысяч позиций, бумажные описи, ручное перенесение цифр в учетную программу - все это тянет за собой пересортицу, «фантомные» остатки и недостачи, которые на деле оказываются обычными опечатками. А по новым правилам цена недостоверной описи - риск для всей годовой отчетности.
Именно поэтому все больше компаний переводят инвентаризацию ТМЦ в мобильный формат. Достаточно смартфона со встроенным сканером: сотрудник сканирует штрихкод или QR-код позиции, в приложении сразу видно учетное количество («было»), вводится фактическое («стало»), а расхождения система фиксирует автоматически - без двойного ручного ввода и сверки на бумаге.
Такой подход реализован, например, в мобильной программе складского учета «Складолог»: инвентаризация проводится прямо со смартфона (приложения есть для Android и iOS), без покупки дорогих ТСД. Каждую позицию можно привязать к ячейке или стеллажу через QR-код для адресного хранения, отслеживать действия каждого сотрудника поименно, выгружать результаты в .xls и обмениваться данными с учетными системами - есть готовые коннекторы для 1С, МойСклад и Битрикс24, а также открытое API. На практике это сокращает время инвентаризации в разы и снимает значительную часть рутины с бухгалтерии: в учет попадают уже выверенные данные, а не результат ночного пересчета «на коленке».
Как учесть результаты
После сверки расхождения отражают в учете:
- Излишки приходуют на счет 41 (10, 01 и т. д.) в корреспонденции с прочими доходами (счет 91-1) по справедливой или балансовой стоимости. В налоговом учете стоимость излишков включается во внереализационные доходы.
- Недостачу в пределах норм естественной убыли списывают на расходы, сверх норм - на счет 94, а далее на виновное лицо (счет 73-2) либо, если виновник не установлен, на прочие расходы. Документально подтвержденное отсутствие виновных лиц - обязательное условие для списания недостачи в налоговые расходы.
Грамотно проведенная инвентаризация - это еще и доказательная база. Если МОЛ окажется недобросовестным, корректно оформленные результаты помогут взыскать ущерб через суд; при нарушении порядка проведения суд может в возмещении и отказать.
Чек-лист бухгалтера
- Обновить учетную политику под ФСБУ 28/2023 и утвердить формы документов.
- Издать приказ со сроками, составом комиссии и перечнем объектов.
- Обеспечить присутствие МОЛ и кворум комиссии (помним про правило 1/5).
- Провести сплошную проверку, оформить описи и акты с подписями всех членов комиссии.
- Отразить излишки и недостачи по правилам стандарта и учесть налоговые последствия.
- Автоматизировать пересчет ТМЦ, чтобы исключить ручные ошибки и уложиться в сроки.
Новый стандарт сместил акцент с формальной «галочки» на достоверность данных. И если методологию закрывает бухгалтерия, то скорость и точность на складе сегодня проще всего обеспечить мобильными инструментами - тогда годовая инвентаризация перестает быть авралом и превращается в управляемую процедуру.
